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Die schweizerische Meldestelle ist vom BAFU im Einvernehmen mit den Kantonen sowie mit dem Schweizerischen Verein für Kältetechnik SVK und der Fördergemeinschaft Wärmepumpen Schweiz FWS errichtet worden. Sie sorgt dafür, dass bei der Verarbeitung der Daten die Vertraulichkeit gewahrt wird und die Bestimmungen über den Schutz von Personen- und Geschäftsdaten eingehalten werden.

Die Meldestelle nimmt die Meldungen aus der ganzen Schweiz entgegen, erfasst und verarbeitet die darin enthaltenen Angaben elektronisch und stellt sicher, dass die Behörden im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeit Zugriff auf die gemeldeten Daten haben.